Проектная методология

Проектная методология компании AXELIT основана на рекомендациях методологии Microsoft Dynamics Sure Step,  адаптирована  для внедрения системы автоматизации управленческого учета для максимальной экономии бюджета компаний-заказчиков, в том числе в случае их удаленности. В основе методики лежит создание центра  компетенции. Его участники, являясь сотрудниками заказчика, входят в состав проектной команды и обеспечивают полную согласованность усилий двух коллективов, снижая до минимума проектные риски.

В проекте используется документооборот по шаблонам проектных документов, дающий ключевым специалистам заказчика четкое понимание, как и что делается, что ожидается в результате, обеспечивая пользователей после настройки и развертывания системы  всеми необходимыми руководствами пользователя.

Для более полного понимания процессов внедрения систем управления рассмотрим возможные варианты подходов к запуску системы в работу:

• Система внедряется  специалистами исполнителя  «по ключ»
  • Специалисты, понимающие систему и бизнес заказчика, способны быстро и эффективно настроить и доработать систему. Большинство проектных рисков при этом лежат на исполнителе, который берет на себя организацию и ведения проекта.
  • Этот способ – рекомендуемый выбор для продуктов Microsoft Dynamics
• Внедрение своими силами
  • Этот подход хорошо применим к готовым продуктам, не требующим сложной настройки и обучения (например, Word и Excel устанавливаются и запускаются конечным пользователем самостоятельно). Для сложных систем такой подход требует в штате готовых специалистов со знанием платформы, тогда приобретаемое Решение можно внедрить своими силами, но временные затраты на изучение и настройку будут в итоге больше. Все проектные риски в этом случае лежат на заказчике.
  • «Приобрел систему и мучайся сам» – не очень хороший подход для сложный систем уровня Microsoft Dynamics
• Привлечение специалистов исполнителя на ряд задач при внедрение своими силами
  • Это смесь первого и второго способов в разных пропорциях. Риски проекта при этом в большей степени лежат на заказчике

Наши клиенты все по-своему уникальны и имеют свою специфику в работе и учете – это очень важно для рынка лизинга, так как статистика (собранная из участия в конференциях и мероприятиях ОЛА) показывает различие в используемых подходах в лизинговых компаниях. Поэтому мы используем индивидуальный подход в проектах, учитывающий специфику заказчика, которая находит отражение в настройках внедряемой системы.

Проект начинается с анализа, а не приобретения программы с самостоятельным ее запуском («вы попробуйте в ней поработать, а потом будем разбираться, что  дорабатывать и сколько это будет в итоге стоить»).

В результате анализа и дизайна заказчик получает четкое представление  своих потребностей в автоматизации и описание ожидаемого к запуску в работу функционала системы, фиксированные границы проекта по срокам и бюджету.

Организационная структура Проекта

В работах по Проекту участвуют следующие организации:

• Заказчик

Заказчик обеспечивает формулировку целей Проекта и требований к Проекту и результатам Проекта, приемку результатов Проекта, а также выполнение отдельных работ по Проекту, находящихся в компетенции Заказчика вследствие исключительного доступа к данным/регламентам/процедурам принятия решений

• Исполнитель

Исполнитель обеспечивает выполнение работ по Проекту и формирование результатов Проекта в соответствии с требованиями, установленными Заказчиком.

Организационная структура Проекта состоит из следующих лиц/групп лиц:

• Управляющий комитет
  • Куратор проекта со стороны Заказчика
  • Руководитель проекта со стороны Заказчика
  • Куратор проекта со стороны Исполнителя
  • Руководитель проекта со стороны Исполнителя
• Рабочая группа со стороны Заказчика
• Центр компетенции
• Проектная команда со стороны Исполнителя

Центр компетенции

•       Является частью рабочей группы со стороны заказчика, создается после начала работ по проекту

•       Обеспечивает поддержку и развитие системы после запуска в промышленную эксплуатацию

•       По завершении проекта не распускается, а остается поддерживать работоспособность системы и пользователей на местах

•       Сотрудники ЦК проходят интенсивное изучение Системы в процессе всего проекта при поддержке Исполнителя

Подход к выполнению работ

Проект может выполняться в один или несколько этапов (подпроектов, разбитых по внедряемым блокам функциональности)

• Результатом каждого этапа является запуск в эксплуатацию настроенной и доработанной функциональности Системы в соответствии с требованиями, выявленными и зафиксированными на фазе Анализ и дизайн

После предварительной диагностики Заказчика в виде экспресс-обследования его текущей ситуации, требований и ожиданий от автоматизации формируются высокоуровневые определения границ и рамок проекта, подготавливается коммерческое предложение.

Каждый проект (или подпроект)  состоит из четырех фаз:

• Анализ и Дизайн
• Построение системы (Разработка)
• Внедрение (Развертывание)

Начальное сопровождение (Эксплуатация)

Важно понимать, что приобретение программного продукта (самой платформы) и Лизингового Решения не является необходимым для начала работ по фаза Анализ и Дизайн.

Фаза Анализ и Дизайн

•       Изучение текущих бизнес-процессов заказчика, входящих в границы соответствующего этапа проекта

•       Описание реализации бизнес-процессов в системе, перечень  предполагаемых модификаций стандартной функциональности

•       Настройка и демонстрация ключевым экспертам заказчика прототипа системы

•       Основные результаты фазы

–      Устав проекта

–      Архитектура решения

–      Дизайн решения

–      Утверждение содержания текущего и последующих этапов проекта (список настроек и модификаций)

–      Оценка сроков и бюджета остальных фаз соответствующего  этапа (понедельный план-график)

Фаза Построение системы (Разработка)

•       Детальное проектирование, разработка и тестирование запланированных модификаций функциональности системы

•       Начальная настройка параметров системы, тестовый перенос данных

•       Настройка макета системы в соответствии с утвержденными требованиями заказчика.

•       Демонстрация макета, исправление ошибок и доработка

•       Основные результаты фазы

–      Функциональные дизайны модификаций

–      Инструкции пользователей

Фаза Внедрение (Развертывание)

•       Подготовка к эксплуатации: развертывание системы в промышленной конфигурации, настройка и пробный перенос исторических данных.

•       Обучение и аттестация будущих пользователей

•        Запуск в опытную эксплуатацию

•       Исправление обнаруженных ошибок, актуализация инструкций пользователей

•       Запуск в промышленную эксплуатацию

•       Основные результаты фазы:

–      Аттестация пользователей

–      Регламент проведения опытной эксплуатации

–      Журнал проведения опытной эксплуатации

Фаза Начальное сопровождение (Эксплуатация)

•       Начало полноценной работы в системе сотрудников заказчика

•       Начальная поддержка, проверка данных, разработка по запросам на изменение, коррекция пользовательской документации

•       Передача системы Центру компетенции для дальнейшей поддержки

•       Основной результат фазы

–      Журнал проведения промышленной эксплуатации

–      обнаруженные ошибки и недоработки и результаты их устранения

–      замечания и пожелания пользователей к Системе, не являющиеся сообщениями об ошибке (запросы на изменение)

Используемые проектные процедуры

•       Совещания  рабочие и управляющего комитета

•       Планирование обучения, отсутствия и отпусков сотрудников

•       Согласование проектных документов

•       Управление изменениями (журнал изменений)

•       Управление рисками

•       Урегулирование спорных вопросов

•       Инструментарий

–      Принятая нотация диаграмм описания бизнес-процессов

–      Шаблоны проектных документов

–      Система планирования и контроля задач (система TackTracker управления разработкой и поддержкой)