ERP-повод для гордости

«Континент Сибирь», №17-18 (659-660), 14 мая 2010

В середине 2007 года акционеры ГК «АльянсРегионЛизинг» пришли к выводу, что компания нуждается в значительной оптимизации деятельности и повышении управляемости за счет создания комплексной информационной системы. «Новая система должна была сформировать единое информационное пространство для основных процессов компании, контролировать изменения входящего потока средств (лизинговые платежи) и исходящего потока (платежи по банковским кредитам), максимально снизить риски искажения и потери информации, повысить оперативность выполнения всех видов операций — от подготовки документов и согласования сделок до план-фактного анализа платежей и формирования отчетности. Также система должна была обеспечить возможность всестороннего анализа данных», — говорит гендиректор ГК «АльянсРегионЛизинг» Евгений Сулима.

В АРЛ отмечают, что много времени ушло на выбор платформы, на базе которой должна была быть разработана информационная система управления. Специалисты компании рассматривали платформы 1С, Microsoft Dynamics NAV и Microsoft Dynamics AX. Сложно было подобрать удачную комбинацию из необходимой для лизинговой компании функциональности самой платформы, разработанного на ней лизингового решения и опыта успешного внедрения в лизинге.

Но, как показала практика, не была предусмотрена еще одна сложность: в докризисные времена некоторые московские компании не проявляли особого желания работать с заказчиком из регионов. «Мы нашли специалистов, которые в итоге помогли нам прийти к сотрудничеству со столичной компанией AXELIT, специализирующейся на автоматизации лизинга и финансов. Почему мы не выбрали сибирскую компанию? К сожалению, после анализа наших требований к системе компании, с представителями которых мы вели переговоры, либо отказывались, либо переадресовывали нас своим же головным организациям в Москве», — поясняет начальник отдела бизнес-процессов ООО «АльянсРегионЛизинг» Наталья Баликоева.

После тщательного анализа программных продуктов, представленных на рынке, проведенных переговоров и презентаций АРЛ выбрал две компании, создающие информационные системы управления лизинговой деятельностью на двух разных платформах — 1С и Microsoft Dynamics AX. Стоимость полного внедрения (с учетом региональных подразделений АРЛ) была примерно одинаковой, поэтому определяющими факторами стали функциональность и проектный опыт компании-интегратора.

«Основной момент, сыгравший против выбора платформы 1С, — ИТ-консультанты, с которыми мы вели переговоры, предлагали начать внедрение уже готового «коробочного» решения, и только впоследствии, через какое-то время, доработать необходимый функционал. К сожалению, функционал этого решения не отвечал всем обязательным требованиям, которые мы предъявляли к будущей системе управления. Кроме того, обследование предлагалось проводить силами московской компании, а внедрение — силами новосибирской компании как субподрядчика. Это позволило бы сократить бюджет проекта за счет оптимизации оплаты командировок московским разработчикам, но увеличило бы проектные риски, — говорит Наталья Баликоева. — Лизинговое решение на платформе Microsoft Dynamics AX по функционалу нас устраивало полностью. Несмотря на не самый большой опыт внедрения этого решения на рынке, мы получили гарантии того, что оно будет полностью и своевременно настроено под наши процессы. Кроме того, исполнитель предложил методологию ведения проекта, благодаря которой нам удалось бы обойтись без местного субподрядчика и при этом значительно сэкономить на командировках».

Кризис не помешал

Летом 2008 года АРЛ заключил договор на проведение анализа процессов компании и в итоге получил дизайн будущей системы управления, оценку сроков и стоимости внедрения. На принятие решения о начале непосредственно проекта внедрения ушло чуть меньше полугода. Кризис 2008 года не повлиял на проектные планы группы, наоборот, в компании еще раз убедились в необходимости скорейших изменений и сконцентрировали максимум внимания на оптимизации внутренних процессов. Как вспоминает Евгений Сулима, АРЛ был в числе тех немногих отечественных компаний, которые в самый разгар кризиса все же решились инвестировать в свое будущее, и в марте 2009 года проект создания ERP-системы на платформе Microsoft Dynamics AX в компании «АльянсРегионЛизинг» стартовал.

На реализацию проекта было заложено всего девять месяцев (март–ноябрь). Конечно, в договоре был предусмотрен лимит на различные отсрочки окончания проекта (отпуска ключевых сотрудников, задержки в согласовании того или иного процесса и пр.), но, несмотря на это, в АРЛ не были уверены в возможности исполнения такого глобального проекта в столь небольшой срок.

В итоге сомнения не оправдались, и работы по проекту были успешно завершены в декабре 2009 года. Даже лимит отсрочек, заложенный в договоре, не был исчерпан полностью.

Секрет — в Центре компетенции

Проектная команда делала все возможное. В рабочую группу со стороны АРЛ вошли квалифицированные сотрудники ведущих функциональных подразделений — бухгалтерии, казначейства, подразделения по работе с клиентами. Также очень важно было непосредственное, деятельное участие в проекте топ-менеджеров компании. Включение сотрудников «АльянсРегионЛизинга» в состав проектной команды было обязательным требованием со стороны исполнителя.

В соответствии с проектной методологией необходимо было создать так называемый Центр компетенции заказчика. Группа сотрудников, вошедшая в него, должна была взять на себя координационную работу по взаимодействию с разработчиками в ходе проекта, снижая таким образом проектные риски и добиваясь максимальной пользы от внедряемых технологий. По завершении проекта эта группа не распускается, а остается поддерживать работоспособность системы и пользователей на местах.

«Благодаря созданию эффективно работающего Центра компетенции удалось отказаться от большинства командировок из Москвы в Новосибирск сотрудников исполнителя. Работы по проекту велись удаленно, с использованием современных телекоммуникационных технологий, что позволило нам не только не выйти за рамки запланированного бюджета проекта, но и сэкономить его», — делится опытом госпожа Баликоева.

После внедрения каждого крупного блока в течение трех-четырех недель проводилось обучение сотрудников, работающих в системе. Обучение занимало в среднем полтора часа в день и осуществлялось удаленно посредством современных средств связи. Разработчики предоставили подробные и наглядные руководства пользователя, описывающие буквально пошагово каждую операцию.

Послушав лекционный материал, пользователи могли, вернувшись на рабочее место, сразу же опробовать, прояснить непонятное для себя или выявить возможные неточности в системе. Этап внедрения блока завершался опытной эксплуатацией.

Работа в удовольствие

С момента проведения анализа процессов и подготовки дизайна решения до начала проекта прошло довольно много времени — ситуация в компании изменилась, да и во время кризиса сотрудники АРЛ взглянули на некоторые способы работы по-другому. Это добавило сложности проекту: требования, неизбежно возникающие в процессе создания системы, порой приводили к противоречиям между новыми задачами и поставленными ранее.

Не обошлось без затруднений при закачке данных: разные форматы хранения, разрозненная информация, подчас нетипичные сделки, не укладывающиеся в определенные алгоритмы учета. Специально разработанным роботом автоматически закачалось только 80% информации. Но и это очень хороший результат. Однако проект в целом прошел успешно: адаптация лизингового решения под существующие бизнес-процессы и даже под планируемые изменения оправдала все ожидания.

«Для успешного выполнения проекта, а тем более такого сложного, крайне важно скрупулезно вести всю проектную документацию и своевременно реагировать на невыполнение графика внедрения. «АльянсРегионЛизинг» — крупная финансовая организация, и мы хорошо понимаем важность грамотно поставленного, регулярного риск-менеджмента. Поэтому очень приятно отметить отлаженную систему проектного риск-менеджмента AXELIT, которая неизменно срабатывала, когда возникала необходимость. В который раз убеждаюсь: работа с профессионалами должна приносить не только пользу, но и удовольствие, — констатирует Евгений Сулима. — Время не стоит на месте — меняются внешние и внутренние условия ведения бизнеса. Мы понимаем, что завершившийся проект — это лишь первый этап. Поэтому исходя из требований бизнеса мы планируем модифицировать структуру системы, внедрять дополнительные модули при помощи партнеров из компании AXELIT».

«Континент Сибирь», №17-18 (659-660), 14 май 2010